Top 10 tips om effectief telefonisch te vergaderen

Top 10 tips om effectief telefonisch te vergaderen

  ( 0 )

Als je een vergadering wilt houden maar niet iedereen daar fysiek bij aanwezig kan zijn, kun je prima kiezen voor telefonisch vergaderen. Als je een zogenaamde conference call houdt, belt iedereen die deelneemt een bepaald nummer en met behulp van een code zorgen wij bij Easyconference ervoor dat je allemaal met elkaar in verbinding gebracht wordt en dat jullie zo gemakkelijk samen kunnen vergaderen. Omdat veel mensen niet graag vergaderen of er het nut niet altijd van inzien, geven we je 10 tips om de conference call zo effectief mogelijk te laten verlopen. Zodat het resultaat van de vergadering ook de moeite waard is.

10. Gebruik onze planning tool voor een conference call

Bij Easyconference plan je eenvoudig een telefonische vergadering. Vul je eigen naam als organisator van de vergadering in en je emailadres. Vermeld het onderwerp van de vergadering en de geplande tijd. Nodig alle deelnemers voor de vergadering uit en vul zowel hun naam als emailadres in. Na het invullen van de juiste gegevens verstuur je de uitnodiging en wordt de vergadering automatisch gepland in de agenda van Outlook of Google. Door onze planningtool te gebruiken bespaar je tijd en kun je alle mensen in één keer uitnodigen.

9. Ga alleen telefonisch vergaderen als het echt nodig is

Mensen vinden vergaderen vaak zonde van hun tijd en dat is ook zo als er niks zo zinnigs besproken wordt of niks zinnigs uitkomt. Plan daarom alleen een vergadering als je echt met kwesties zit waarvoor een oplossing gezocht dient te worden.

8. Vergader alleen met de mensen waarvoor de vergadering interessant is

Mensen die niets met de onderwerpen te maken hebben die in de vergadering besproken worden of die er niet van op de hoogte zijn, kunnen moeilijk een oplossing voor een probleem aandragen omdat zij er niet mee bekend zijn.

7. Zorg voor een heldere agenda en houd je er ook aan

Als je een telefonische vergadering houdt, zorg er dan voor dat je een heldere agenda hebt en dat iedereen deze op tijd van tevoren krijgt zodat ze deze ook nog kunnen doornemen en weten wat de onderwerpen van de vergadering zijn. Als mensen goed voorbereid zijn, kunnen de onderwerpen ook sneller besproken worden en hebben ze wellicht al op voorhand ideeën op papier gezet die je dan meteen kunt bespreken.

6. Spreek duidelijk en luister goed

Omdat je aan het telefonisch vergaderen bent, kun je de anderen niet zien. Laat de deelnemers daarom allemaal uitspreken en luister goed naar wat zij te vertellen hebben.

5. Formuleer de onderwerpen goed

Formuleer de problemen duidelijk en vat na ieder onderwerp kort samen wat je besproken hebt en wat er gedaan gaat worden en door wie het opgepakt gaat worden.

4. Plan de tijd per onderwerp

Om te voorkomen dat er maar geen einde komt aan je telefonische vergadering, plan je voor ieder onderwerp een bepaalde tijd in. Probeer je hier zo veel mogelijk aan te houden en voorkom dat bepaalde discussies in eindeloze gesprekken eindigen.

3. Voorkom dat er niks besloten wordt

Als je een vergadering plant om ook echt besluiten te nemen, doe dat dan ook. Hak knoppen door waar nodig en probeer ervoor te zorgen dat de problemen die aangekaart worden ook daadwerkelijk een oplossing krijgen.

2. Zorg voor een actielijst

Bepaal na ieder onderwerp wie de oplossing voor een bepaald probleem gaat proberen te vinden en binnen welke tijdsduur dit mogelijk is.

1. Voorkom een rondvraag

Probeer een rondvraag na de feitelijke vergadering zoveel mogelijk te vermijden omdat onderwerpen waar reeds besluiten over genomen zijn, soms weer opnieuw aan de orde komen of dat er nieuwe problemen naar voren komen waar je niet op zit te wachten.

Direct telefonisch vergaderen

Er zijn meerdere manieren om telefonisch te vergaderen. Met de dienst Easyconference kan je goedkoop een conference call opzetten. Een reservering of abonnement is niet nodig. Klik hier om direct een telefonische vergadering op te zetten.

Leave a Reply

Your email address will not be published.